Kas padeda ir trukdo bendrauti ir bendradarbiauti iv | Apžvalga

Įžvalgos

  • Kas padeda ir trukdo bendrauti ir bendradarbiauti iv

  • Data: 2011-11-24
    Autorius: Gražina MONGIRDIENĖ

    Tęsinys. Pradžia 2011 m. Birželio mėn. „Apžvalgoje“ nr. 6 (22) (503)

    Danos Augulės piešinys

    Praeitame straipsnyje buvo pradėtas metodo, padedančio grupėms dirbti veiksmingai, aptarimas. Pavadinome šį metodą ,,Pagrindinėmis  taisyklėmis“. Pritaikius šias taisykles, galima įvertinti, ar grupės darbas yra veiksmingas. Jau aptarėme dvi veiksmingai dirbančių grupių taisykles: ,,Patikrink prielaidas ir išvadas‘‘ ir ,,Pasidalyk visa susijusia informacija‘‘. Šiame straipsnyje aptarsime kitas septynias taisykles.

    Trečioji taisyklė: Naudok aiškius, tinkamus pavyzdžius. Susitarkite, kaip suprantate svarbiausius žodžius

    Dažnai grupės nariai vartoja tą patį žodį skirtingiems dalykams apibrėžti. Jie gali pamanyti, kad sutinka vienas su kito nuomone, kai iš tiesų taip nėra. Tarkim, Jūsų grupė nutaria priimti keletą sprendimų bendru sutarimu. Kai kuriems komandoms nariams konsensusas reiškia daugumos žmonių pritarimą, o kitiems – kiekvieno pritarimą. Kai pirmąjį kartą jūsų grupė daro sprendimą, kuriam turi pritarti dauguma, bet ne kiekvienas, ji supras, kad nebuvo sutarta, ką tai reiškia konsensusas.

    Vienintelis būdas nustatyti, ar visi grupės nariai, vartodami tam tikrą žodį, turi omenyje tą pačią jo reikšmę, yra paklausti, kai vartojate žodį pirmąjį kartą. Taigi, galite pasakyti: ,,Jūs vartojate žodį konsensusas. Man šis žodis reiškia vienbalsį palaikymą, o ne daugumos sutikimą. Ar tą patį jis reiškia ir jums?“

    Atkreipkite dėmesį, kad apibrėžiant, ką žodis reiškia, kartu apibrėžiama, ko jis nereiškia.

    Ketvirtoji taisyklė: Paaiškink savo samprotavimus ir ketinimus

    Ši taisyklė reiškia, kad Jūs tiesiog paaiškinate žmonėms, kodėl darote vieną ir kitą dalyką.

    Kai Jūs nepaaiškinate savo motyvų, žmonės, su kuriais bendraujate, dažnai savaip išsiaiškins Jūsų elgesį: deja, jų požiūris gali labai skirtis nuo Jūsų turėtų ketinimų.

    Tarkime, prašydamas statistikos, kiek žmonių vėlavo į darbą šią savaitę, Jūs galėtumėte sakyti taip: ,,Aš prašau šios informacijos, nes manau, kad lankstenės darbo valandos galėtų sumažinti vėlavimą.“

    Jei nepaaiškinsite to, žmonės manys, kad Jūs ruošiatės juos nubausti. Jie gali netgi suklastoti informaciją, todėl nukentės Jūsų priimamų sprendimų sėkmė.

    Penktoji taisyklė: Susitelk į interesus, o ne į pozicijas

    Norint priimti sprendimus, kuriems visi grupės nariai jaustųsi įsipareigoję, reikia, kad šie sprendimai atitiktų kiekvieno interesus.

    Spręsdami kilusius klausimus, mes vadovaujamės savo interesais, t. Y. Baziniais poreikiais, troškimais, susirūpinimais, baimėmis. Visa tai mus verčia užimti vieną ar kitą poziciją. Žmonių pozicijos yra dažnai nesuderinamos, net jei jų interesai ir suderinami. Išsiaiškinę poreikius, mes galime sukurti sprendimus, kurie atitiks skirtingų šalių interesus.

    Štai papraščiausias pavyzdys. Du žmonės sėdi kabinete. Vienas jų nori atidaryti langą (pozicija), nes karšta (interesas), kitas uždaryti jį (pozicija), nes nori, kad popieriai liktų ant stalo (interesas). Taigi, kokią bendrą poziciją reikėtų užimti, kad būtų patenkinti abu kolegos? Tikriausiai visiems aiškus sprendimas: atdaryti langą, o popierius prispausti sunkiu daiktu.

    Šeštoji taisyklė: Išsakyk savo nuomonę ir klausk kitų nuomonės

    Jūs išsakote savo  nuomonę ir klausiate  kitų nuomonės. Jūs išreiškiate savo požiūrį, įskaitant motyvus ir ketinimus, ir kviečiate kitus reaguoti į jūsų komentarus arba išsakyti savo nuomonę.

    Tarkime, Jūs esate susirūpinęs, kad komandos planai nebeatitinka pasikeitusių vartotojų poreikių. Užuot pradėję pokalbį, sakydami: „Kaip manote, ar Jūsų naujas planas atitinka klientų poreikius?“ Jūs galėtumėte derinti savo nuomonės išsakymą ir pasiteiravimą: ,,Aš norėčiau su jumis pakalbėti apie darbo planą. Turiu dvejonių, kad Jūsų naujas planas neatitinka besikeičiančių klientų poreikių. Leiskite man pateikti keletą pavyzdžių, ką aš turiu omenyje taip sakydamas, ir išklausyti, ką manote Jūs. (Tada Jūs turie vadovautis taisykle ,,naudok susietus pavyzdžius“ ir iliustruoti savo požiūrį.) Kokios Jūsų mintys? Ką Jūs matote kitaip, o gal aš kažko nesupratau?“

    Nuomonės išsakymo ir pasiteiravimo derinimas padeda pasiekti daugelį tikslų. Pirma, tai keičia susirinkimų pobūdį: nesusiję monologai keičiami į vaisingas diskusijas, kviečiant visus atvirai komentuoti Jūsų pastabas ir teirautis.

    Antra, nuomonės gynimo ir paklausimo derinimas sukuria sąlygas mokytis. Kai Jūs dalijatės savo motyvais ir teiraujatės kitų, jie irgi turi galimybę pasidalyti savo samprotavimais. Jie turi galimybę pasižiūrėti, kur jie sutinka su jumis, o kur mano kitaip nei jūs. Jie taip pat gali atsakyti tuo pačiu, dalydamiesi motyvais, ir kviesti Jus pasidalyti tuo, ką apie tai manote. Kaip numato pagrindinės taisyklės, nuomonės išsakymo ir pasiteiravimo derinimas reikalauja kartu ginti savo nuomonę ir teirautis kitų nuomonės. Jei vien tik ginsi savo nuomonę, nesužinosi, ką mano kiti. Tikriausiai kiti žmonės atsakys, gindami savo požiūrį, kas vers Jus dar atkakliau ginti savo nuomonę. Tai sukuria vis stiprėjantį ciklą, kuriame kiekviena pusė stengiasi vis stipriau įtikinti viena kitą. To pasekmė yra arba padėtis be išeities, arba laimėtojas ir pralaimėtojas, o pralaimėtojas yra tas, kuris mažiausiai pritaria sprendimui.

    Jei Jūs tik klausinėsite, tai nepadėsite kitiems suprasti Jūsų motyvų ir dėl ko užduodate šiuos klausimus. Žmonės pajus Jūsų ,,laikyseną“ ir taps įtarūs arba stengsis duoti tokį atsakymą, kurį Jūs, jų nuomone, norite girdėti. Vien nuomonės gynimas ar vien klausinėjimas yra pokalbio kontroliavimas ir gali lengvai išprovokuoti  gynybišką kitų elgesį.

    Septintoji taisyklė: Kartu planuokite būsimus žingsnius ir būdus, kaip išspręsti nesutarimus

    Būsimų žingsnių ir būdų, kaip išspręsti nesutarimus, planavimas kartu – tai sprendimo priėmimas tariantis su kitais, kokiais klausimais diskutuoti, ką ir kaip diskutuoti ir kada pereiti prie kitų klausimų. Tai kur kas sėkmingesnis kelias nei sprendimų priėmimas konfidencialiai ir vienašališkai.

    Jei Jūs ir naudojate pagrindines taisykles būsimiems žingsniams planuoti, Jūs vis tiek galite suplanuoti juodraštinį darbotvarkės variantą, bet turėtumėte kitiems paaiškinti, kas Jus verčia įtraukti vienus klausimus ir atsisakyti kitų. Tokiu atveju Jūs turėtumėte paklausti: ,,Kokius Jūs siūlytumėte darbotvarkės pakeitimus?“

    Grupės nariai dažnai vienašališkai bando kontroliuoti būsimus žingsnius, kartu stengdamiesi išlaikyti diskusiją vaisingą. Pavyzdžiui, Jūs nutarėte padiskutuoti, kaip padidinti pardavimus dabartiniam klientui. Jurgai pasakius: ,,Aš manau, mes turime problemų su atsiskaitymais“, Artūras atsako: ,,Tai visai nesusijęs klausimas ir jis turi būti diskutuojamas kitą kartą.“ Artūras vienpusiškai kontroliuoja pokalbį, remdamasis nepatikrintomis prielaidomis, – jo nuomone, Jurgos komentaras nesusijęs su diskutojamu klausimu. Jeigu Jurga visgi mano, kad jos komentaras yra susijęs su klausimu, ji gali nebedalyvauti susirinkime. Taigi grupė nebegautų iš jos reikiamos informacijos, planuodama tolesnius veiksmus. Be to, Jurga gali likti mažiau įsipareigojusi dėl būsimų, grupės aptariamų, veiksmų. Jei Artūras būtų taikęs pagrindinę taisyklę, jis būtų pasakęs: ,,Jurga, aš nematau, kaip tavo klausimas dėl sąskaitų yra susijęs su svarstomu klausimu. Galbūt aš ko nors nesupratau. Gal galėtum paaiškinti, kaip tai susiję?“ Kai Jurga atsako, Artūras ir kiti grupės nariai sužino, kokį ryšį turi šie du klausimai. Jei tarp šių klausimų yra ryšys, tai grupė turi nutarti, ar dabar, ar vėliau svarstys Jurgos klausimą. Jei bus nuspręsta, kad Jurgos klausimas nesusijęs, Artūras gali Jurgos paprašyti perkelti klausimą į ateinančią darbotvarkę.

    Reikia kartu suplanuoti ir kaip išspręsti nesutarimus, jiems kilus. Kai grupės nariai nesutaria dėl kokio klausimo, kiekvienas grupės narys stengiasi įtikinti kitus savo teisumu, įtraukdamas į eskaluojantį nuomonės gynimo ciklą. Kiekvienas pateikia įrodymų, remiančių jo poziciją. Kiekvienas abejoja kitų duomenimis ir niekas neduoda informacijos, kuri susilpnintų jo poziciją. Galu gale „pralaimėtojai“ vis dar linkę tikėti, kad jie teisūs.

    Aptarkime situaciją, kurioje komandos nariai nesutaria, ar pasiūlyti pakeitimai padidins jų produkcijos kainą. Šiuo atveju produkto savikainos patikrinimo planavimas reiškia, kad reikia nuspręsti, kokius duomenis rinkti, kokiu būdu šį procesą organizuoti ir kaip panaudoti gautą informaciją. Kartu spręsdami nesutarimus, grupės nariai sukuria informaciją, kuri yra pripažįstama ir priimtina daugeliui, tada jie daug noriau įsipareigoja, nes patys prisidėjo prie planavimo.

    Aštuntoji taisyklė: Diskutuokite nediskutuotinais klausimais

    Ką reiškia diskutuoti nediskutuotinais klausimais? Pusiau rimtai, pusiau juokais galėtume atsakyti: tai tas pats, kas pripilti puodelį vandens iš gaisrininko žarnos ar ieškoti juodos katės tamsiame kambaryje. Taigi, tai nėra paprasta.

    Nediskutuotini klausimai yra vieni iš svarbiausių grupės uždavinių. Tai klausimai, kuriais, grupės narių manymu, negalima diskutuoti nepajutus neigiamų padarinių. Kaip pavyzdys galėtų būti nariai, kurių veikla yra netinkama ir tai daro įtaką visai grupei, nariai, kurie nepasitiki vienas kitu, nariai, kurie bijo nesutikti su savo vadovu. Grupės nariai dažnai pasirenka nediskutuoti nediskutuotinais klausimais (arba jie diskutuoja juos ne per susirinkimus), nes, jų nuomone, keliant šiuos dalykus viešoje diskusijoje, kiti gali pasijusti sumišę ar nusiteikti gynybiškai. Jie nori išsaugoti grupės narių ir savo reputaciją. Trumpai tariant, diskutavimas nediskutuotinais klausimais atrodo labai negailestingas reikalas. Nediskutuojama net tada, kai grupės nariai pasijunta labai prastai ir sukeliamos nepageidautinos pasekmės.

    Pavyzdžiui, Jonas, Karolina ir Gediminas nerimauja dėl prasto kitų dviejų komandos narių – Linos ir Mindaugo – darbo ir kaip tai veikia visą komandą. Jei klausimas nebus iškeltas viešai, bus ir toliau diskutuojama už nugaros. Lina ir Mindaugas nieko nežino apie kitų nuomonę, taigi pateikus klausimą diskusijoje, jie turės galimybę padaryti laisvą ir informuotą pasirinkimą keisdami savo elgesį. Kadangi Linos ir Mindaugo elgesys nesikeičia, kolegos ir toliau už nugaros skundžiasi jais, slėpdami būtent tą informaciją, kuri galėtų pakeisti Linos ir Mindaugo elgesį. Jonas, Karolina ir Gediminas, ko gero, ir toliau nekreips dėmesio į tai, kaip jie prisideda prie problemos augimo, nepasidalydami su Lina ir Mindaugu savo nuomone, nes mano, kad tai vis tiek nebūtų veiksminga. Atsiras viršvalandžiai, komanda persidirbs, nukentės darbo veiksmingumas ir komandos narių poreikis augti ir tobulėti, jei nebus imamasi veiksmų. Tai neatrodo labai protinga. Nors taikyti šią pagrindinę taisyklę emociškai sunku, procesas grįstas visomis anksčiau minėtomis pagrindinėmis taisyklėmis. Diskutuojant nediskutuojamus dalykus yra svarbu pasitikrinti prielaidas ir išvadas, pasidalyti susijusia informacija, panaudoti konkrečius pavyzdžius ir susitarti, ką reiškia svarbūs žodžiai, pasidalyti motyvais ir ketinimais, susitelkti į interesus, o ne į pozicijas, derinti atstovavimą ir teiravimąsi, kartu derinti būsimus žingsnius ir nesutarimų sprendimų būdus. Jūsų jausmai, sukilę dėl nediskutuojamų dalykų, irgi yra susijusi informacija. Pavyzdžiui, galima būtų pasakyti: ,,Aš noriu pateikti klausimą, kuris, mano nuomone, buvo laikomas nediskutuotinu. Aš pateikiu jį ne dėl to, kad noriu, kad kažkas pasijustų napatogiai, bet todėl, kad manau, jog taptume veiksmingesnė kaip komanda,  jei išspręstume šį dalyką. Aš bijojau kalbėti šiuo klausimu, nes maniau, kad pradėsiu gynybiškai elgtis arba kiti elgsis gynybiškai. Jei pradėsiu elgtis gynybiškai, prašau mane perspėti.“

    Kai grupė išsprendžia vieną nediskutuotiną klausimą, ji imasi ir kitų.

    Devintoji taisyklė: Naudokite sprendimų priėmimo taisyklę, tai didina asmeninį įsipareigojimą

    Ši taisyklė pateikia asmeninį įsipareigojimą kaip pamatinę taisyklę. Tai padidina tikimybę, kad grupės nariai parems padarytą sprendimą ir įgyvendins jį.

    Ši taisyklė paremta prielaida, kad grupės nariai sugebės labiau įsipareigoti sprendimui, kurį jie priėmė turėdami informuotą laisvą pasirinkimą. Kuo didesnę galimybę grupės nariai turi padaryti informuotą ir laisvą pasirinkimą, tuo jie labiau sugebės sprendimui įsipareigoti.

    Grupė naudoja skirtingus sprendimų priėmimo metodus.

    Pagal konsultacinį sprendimų priėmimo modelį a) vadovas supažindina su problema asmeniškai tuos pavaldinius, kuriems ši problema svarbi, išklauso jų idėjų ir pasiūlymų. Tada pats priima sprendimą, kuriame (ne)atsispindi pavaldinių įtaka sprendimui; b) vadovas supažindina su problema savo pavaldinius, išklauso visų pasiūlymų. Po to vadovas pats priima sprendimą, kuriame (ne)atsispindi pavaldinių įtaka sprendimui.

    Pagal demokratinį sprendimų priėmimo modelį visa grupė diskutuoja tam tikru klausimu ir yra įtraukiama į sprendimų priėmimą. Sprendimas yra priimamas, kai tam tikras procentas grupės žmonių (dažniausiai dauguma) sutaria dėl sprendimo.

    Konsensusas (bendras sutarimas) – tai sprendimo būdas, kai kiekvienas narys yra įtraukiams į sprendimo priėmimą. Sprendimas yra laikomas priimtu, kai visi grupės nariai remia sprendimą ir sutinka jį įgyvendinti. Jei nors vienas grupės narys neparemia sprendimo, tai nėra konsensuso.

    Deleguojamasis sprendimų priėmimo būdas – kai lyderis perleidžia grupei ar pogrupiui daryti sprendimą. Lyderis gali konkretizuoti sąlygas, kurių laikantis gali būti priimtas sprendimas, pavyzdžiui, kainų ar laiko limitai. Deleguodamas sprendimą lyderis gali nurodyti arba ne, kokį sprendimo būdą priimti. Šis sprendimo priėmimo procesas kuria skirtingas reakcijas.

    Grupės narių įsipareigojimas yra būtinas, kai sprendimui įgyvendinti reikia visų grupės narių pagalbos ir paramos. Kai reikia įsipareigoti ir grupės nariai turi skirtingus požiūrius arba lyderis ir grupės nariai turi skirtingus požiūrius, sprendimo priėmimo procesas turi padėti išnaudoti skirtingas perspektyvas ir rasti bendrą supratimą. Konsensuso būdu priimant sprendimą, reikia įsitikinti, kad įsipareigojimus prisiima kiekvienas grupės narys asmeniškai. Pagal šį modelį priimti sprendimus užima daugiau laiko nei kitais būdais, tačiau žmonės prisiima įsipareigojimą. Konsensuso būdu priimti sprendimai paprastai greičiau įgyvendinami.

    Pagrindinė taisyklė nenurodo, kad visi ar daugelis sprendimų turėtų būti padaryti konsensuso būdu. Pripažįstama, kad kai kurie sprendimai nereikalauja vidinio įsipareigojimo, sukuriamo konsensuso būdu, ir kai kuriose situacijose grupės nariai gali įsipareigoti be konsensuso. Šiose situacijose yra tinkami kiti sprendimo priėmimo būdai. Vis dėlto, kai yra skirtingi požiūriai, jūs rizikuojate prarasti kai kurių narių įsipareigojimus, jei nėra jų sutikimo. ■

  • ATGAL
    Vilnius kaip poezija
    PIRMYN
    Grįžęs kovoti ir žūti
  • Mūsų draugai:
  • ELP grupė
  • Bernardinai.lt
  • Europarlamentaras Algirdas Saudargas

Copyright © 2011 apzvalga.eu. Visos teisės saugomos.

Draudžiama tinklapyje „Apžvalga“ paskelbtą tekstinę ir vaizdinę medžiagą panaudoti kitose žiniasklaidos priemonėse arba platinti šio tinklapio medžiagą kuriuo nors pavidalu be „Apžvalgos“ leidėjų sutikimo, o jei sutikimas gautas, būtina nurodyti „Apžvalgą“ kaip šaltinį.